Wie Unternehmen mit RPA Zeit und Geld sparen – und ihre Mitarbeiter motivieren

Im Alltag bringen diese Ansprüche allerdings viele Herausforderungen für Unternehmen mit. Prozesse sind häufig noch nicht digitalisiert und Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit monotonen Routineaufgaben. Es dauert, bis Formulare ausgefüllt, Daten übertragen oder Kundenkonten angelegt sind. Robotic Process Automation (RPA) kann das Dilemma lösen – und helfen, Workloads deutlich zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Was ist RPA überhaupt?

Bei der Robotic Process Automation oder robotergesteuerten Prozessautomatisierung kommen Software-Bots mit künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) zum Einsatz. Sie übernehmen manuelle, regelbasierte und sich wiederholende Routine-Tätigkeiten teilweise oder komplett automatisiert. Diese Aufgaben würden sonst von Menschen ausgeführt.

Die Softwareroboter simulieren menschliche Tätigkeiten, können verschiedene Rollen übernehmen sowie mit Anwendern und anderer Software interagieren. Zu ihren Fähigkeiten gehören beispielsweise:

• Daten kopieren, ausschneiden oder verschieben,
• Formulare ausfüllen,
• Informationen auslesen,
• E-Mails bearbeiten,
• Daten aus dem Internet verarbeiten,
• Berechnungen durchführen.

RPA verfolgt einen anderen Ansatz als klassische Prozessoptimierung. Das Business Process Management (BPM) etwa ist keine Software, sondern ein ganzheitlicher und strategischer Ansatz, der über eine Plattform gesteuert wird. Es geht darum, alle Geschäftsprozesse zu optimieren, neu zu strukturieren und Schwachstellen auszumerzen. Die Bots dagegen automatisieren bereits vorhandene Prozesse, die aber nicht verändert werden.

Die beiden Ansätze können sich in der Praxis gut ergänzen und nahtlos integriert werden. Software-Bots arbeiten virtuell und nutzen die vorhandenen Benutzeroberflächen. Sie sind in einer Ebene über der IT-Infrastruktur angesiedelt und brauchen keine Schnittstellen. So können sie schnell implementiert werden und parallel zu einer BPM-Plattform arbeiten.

Das sind die Vorteile der Prozessautomatisierung

Die Automatisierung beschleunigt Prozesse nicht nur, sondern steigert auch die Qualität der Ergebnisse. Die Lösungen bringen viele Vorteile mit:

• Die Softwareroboter arbeiten schnell und brauchen keine Pausen.
• Das verbessert den Kundenservice.
• Aufgaben werden zuverlässig erledigt und manuelle Fehler reduziert.
• Mitarbeiter werden von lästigen und aufwendigen Routineaufgaben befreit.
• Sie gewinnen Zeit und Ressourcen für komplexere und produktivere Tätigkeiten.
• Prozesse sind einfach skalierbar: Ist die Arbeitslast hoch, werden mehr Bots zugewiesen, nimmt sie ab, wird die Zahl reduziert.
• Prozessdaten werden digitalisiert und liegen in hoher Qualität vor. Das Unternehmen hat mehr Überblick und Zugriff auf viele relevante Daten.
• Die Effizienz wird gesteigert und die Kosten sinken.
• Es ist sichergestellt, dass Vorschriften oder interne Standards bei Prozessen eingehalten werden. Das sorgt für mehr Compliance und Datensicherheit.

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Wo die automatisierte Software sinnvoll eingesetzt werden kann

54 Prozent der Unternehmen in der DACH-Region nutzen bereits Softwareroboter zur Automatisierung von Prozessen, so eine PwC-Studie. Sie übernehmen dabei jeweils unterschiedliche Tätigkeiten, wie die folgenden Beispiele zeigen:

In der Versicherungsbranche:

• Bonitätsprüfungen vornehmen.
• Versicherungsbestätigung versenden.
• Kundendaten aktualisieren.
• Policen verwalten.

Bei Banken und Finanzdienstleistern:

• Stammdaten pflegen.
• Informationen aus Datenbanken extrahieren und Auszahlungen vornehmen.
• Kündigungen bearbeiten.
• Kreditwürdigkeit prüfen.

Bei Versorgungsunternehmen:

• Zählerstände verarbeiten.
• Neukunden verwalten.
• Zahlungseingänge erfassen.

Bei Telekommunikationsunternehmen:

• Wiederkehrende Kundenanfragen beantworten.
• Neue Kunden aufnehmen und Zugangsdaten erstellen.
• Bestellmanagement übernehmen.

In der Logistik:

• Aufträge erfassen.
• Inventuren durchführen.

Im Gesundheitswesen:

• Patientendaten auswerten.
• Abrechnungen erstellen.

Im Handel und bei Webshops:

• Bestellungen verarbeiten.
• Rechnungen erstellen.
• Informationen aktualisieren.

Robotic Process Automation kann in Organisationen also in vielen Bereichen eingesetzt werden, etwa in Einkauf, IT, Kundenservice, Buchhaltung oder Personalwesen. Im Arbeitsalltag erledigen sie dann zum Beispiel diese Aufgaben:

• Die Robots öffnen E-Mails, scannen sie nach Schlagworten und ordnen sie Verzeichnisse ein. Außerdem legen sie die Anhänge ab.
• Sie extrahieren Daten aus Dokumenten und übertragen sie in andere Systeme – zum Beispiel für Kunden oder Lieferanten.
• Sie übertragen Daten von Dokument zu Dokument, etwa aus Verträgen in Mitarbeiterakten.
• Sie führen Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammen, so wie Kontoinformationen und Kunden-Account.
• Sie antworten im Chat auf Kundenanfragen und leiten diese im Zweifel an Mitarbeiter weiter.

Worauf Unternehmen bei der Implementierung der automatisierten Prozesse achten müssen

Robotic Process Automation bringt Unternehmen in verschiedenen Abteilungen Pluspunkte. Dennoch sollten sie die Technologie nicht überstürzt implementieren.

Am Anfang muss eine umfassende Prozessanalyse stehen, sowohl aus technischer als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Dabei sollten realistische Erwartungen definiert werden. Der Nutzen sollte unbedingt im Vorfeld definiert werden: Bei welchen Prozessen kann die Automatisierung einen Mehrwert bringen? Der Einsatz ist beispielsweise wahrscheinlich nicht effizient bei der Erstellung von Jahresabschlüssen. Dafür müssen zwar Routinetätigkeiten erledigt und nach bestimmten Regeln verarbeitet werden. Davon sind aber lediglich wenige Mitarbeiter nur einmal pro Jahr betroffen.

Sinnvoller ist es, Robots in ständig und in großer Zahl auftretenden Workflows zu verwenden – etwa im Kundenservice, beim Anlegen von Accounts oder beim Erstellen von Rechnungen.

Die Bots brauchen Regeln, damit sie ihre Tätigkeiten ausführen können. Ist ein Arbeitsablauf zu komplex, wird das Erstellen und Administrieren der Vorgaben kompliziert. Ein einfacher, standardisierter Prozess mit möglichst wenigen Entscheidungsmöglichkeiten ist für den Anfang leichter zu implementieren. Wichtig ist außerdem die richtige Organisation, um die Pflege der Prozesse, das Management der Daten und die Effizienz der Regeln sicherzustellen.

Unternehmen sollten darüber hinaus bei der Einführung der Prozessautomatisierung die Mitarbeiter einbeziehen. Sie kennen Arbeitsabläufe und Anforderungen der jeweiligen Aufgaben am besten. Gleichzeitig haben sie womöglich Bedenken, dass ihre Arbeitskraft nicht mehr benötigt wird. Sie müssen die Software akzeptieren und wissen, welche Pluspunkte sie ihnen einbringen wird.

Nicht zuletzt spielt die Auswahl der richtigen RPA-Software eine entscheidende Rolle. Sie muss einfach zu bedienen sein und sollte viele Möglichkeiten bieten, verschiedene Arten von Prozessen zu automatisieren.

Wie das IBM Cloud Pak Unternehmen bei der Automatisierung hilft

IBM möchte Unternehmen die Nutzung von Bots erleichtern – mit dem IBM Cloud Pak for Automation. Das Paket enthält alles, was Unternehmen zur Prozessautomatisierung benötigen. Dazu gehören viele integrierte Funktionalitäten und Technologien für RPA, etwa IBM Robotic Process Automation zur Unterstützung routinemäßiger Aufgaben, Workflow- und Entscheidungsautomatisierung, Erfassung oder Dokumentenverarbeitung. Damit können Anwendungen und Services zur Automatisierung konzipiert, entwickelt und ausgeführt werden.

Das Cloud Pak for Automation kann flexibel genutzt und auf einer beliebigen privaten oder öffentlichen Cloudplattform bereitgestellt werden. Es eignet sich für Projekte jeder Art und Größe.

Fazit: Mit Robotic Process Automation effizienter arbeiten und Workflows optimieren

RPA-Lösungen übernehmen automatisiert bestimmte Tätigkeiten in Unternehmen. Die Software kann in vielen unterschiedlichen Branchen und Bereichen eingesetzt werden und sorgt für mehr Effizienz. Prozesse werden beschleunigt und die Produktivität steigt. Die Software-Roboter arbeiten rund um die Uhr, halten sich an alle Regeln und machen keine Fehler. Davon profitieren nicht nur die Unternehmen an sich, sondern auch die Mitarbeiter: Sie müssen sich nicht mehr länger um langweilige, umständliche oder aufwendige Routine-Aufgaben kümmern, sondern können produktiver arbeiten – und das macht sie zufriedener.

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