Facility Manager stehen vor großen Herausforderungen. Die Verwaltung von Immobilien, Büros und Arbeitsplätze, wird immer komplexer. Gleichzeitig steigt der Kostendruck – und auch das Thema Nachhaltigkeit rückt in den Fokus. Mit analogen Werkzeugen sind diese Aufgaben nicht mehr zu bewältigen – aber mit einer intelligenten computergestützten Facility Management-Software: Das Computer-Aided Facility Management – abgekürzt CAFM – umfasst sämtliche Facility Management (FM)-Prozesse, die individuell angepasst werden können. Mit CAFM werden die FM-Prozesse um ein Vielfaches flexibler, effizienter und kostengünstiger.

Wie funktioniert computergestütztes Facility Management (CAFM)?

Beim Computer Aided Facility Management (CAFM) wird zwischen zentral verwalteten Servern und Cloud-Lösungen unterschieden. Bei webbasierten CAFM-Systemen können die Daten von überall aus abgerufen und aktualisiert werden. Das ist nicht nur bei mehreren Immobilienstandorten oder Filialen von Vorteil, sondern beispielsweise auch für die schnelle Vergabe von Serviceaufträgen: So kann die CAFM-Software Defekte automatisch dem Facility Manager melden und gleichzeitig auch einer Partnerfirma, die sich um die Instandsetzung kümmert.

Welche Vorteile bietet ein CAFM-System gegenüber anderen Facility Management-Lösungen?

Mit einer KI-optimierten Software können Unternehmen sämtliche Aktivitäten im Bereich Facility Management (FM) planen, ausführen und überwachen – von der Auslastung der Büroflächen über den Energieverbrauch oder das Asset-Management bis zur frühzeitigen Wartung aller Systeme und Geräte. Zudem ermöglicht die zentralisierte Datenerhebung eine erheblich vereinfachte Projektplanung und automatisierte Steuerung aller Abläufe. Die Verbindung zu externen Partnern und Dienstleistern wird am besten über offene Schnittstellen gesichert (APIs). Um die Daten in Echtzeit auswerten zu können, muss das CAFM-System auch Prozesse anstoßen und Benachrichtigungen auslösen können. Ebenso unverzichtbar für Unternehmen ist eine gut gesicherte Internetanbindung, um mögliche Angriffe von außen abzuwehren.

Optimiert für Unternehmen: Facility Management-Software mit KI

• Strategische Planung: Ein intelligentes CAFM-System hilft Unternehmen bei der Bestimmung des Platzbedarfs, der Raumplanung, der Umgebungsbedingungen und anderer kritischer Planungsfunktionen. Dazu zählen Grundrisse, Nutzungsflächen, Bau- und Energiekosten, Brandschutz und anderes mehr.
• Permanente Kostentransparenz: Durch die Analyse von Reparatur- und Wartungsservice-Aufzeichnungen für Immobilien identifiziert die Software Bereiche, die hohe Kosten verursachen und Potenzial für Einsparungen bieten.
• Ist-Zustand von Objekten: Die Verantwortlichen haben nicht nur die aktuelle Situation im Blick, sondern können auch jederzeit auf Informationen aus der Vergangenheit zugreifen – beispielsweise Reparaturen oder Garantiebelege.
• Betrieb und Wartung: Alle Gebäudedienste werden über die Software rund um die Uhr gesteuert und kontrolliert. Das macht Wartungsarbeiten und Reparaturen komfortabel plan- und überwachbar.
• Zuverlässige Prognosen: Facility Management-Software mit künstlicher Intelligenz erlaubt die Vorhersage des künftigen Bedarfs an Raum, Energie, Ausstattung, usw. – inklusive der voraussichtlichen Kosten.

• Organisation von Partnerfirmen: Für die Durchführung von Arbeiten rund um die Immobilien stellt das System alle Daten der Partnerfirmen bereit: Informationen zu Kontaktpersonen, Qualifikation und Standorten.
• Digitalisierte Buchhaltung: Hat ein Auftragnehmer seine Arbeit abgeschlossen, kann über die CAFM-Software ein Feedback erfolgen und die Bezahlung vorgenommen werden.

Expertentipp: CAFM-Software mit KI und GEFMA-Zertifizierung

Lösungen für Computer Aided Facility Management gibt es viele – aber eine sticht aus dem Angebot heraus: IBM TRIRIGA ermöglicht Unternehmen die Verwaltung von Immobilien, Anlagen, Arbeitsplätzen, Portfoliodaten und des gesamten Energiespektrums. Alle Module und Anwendungen werden über eine einzige Technologieplattform gesteuert. TRIRIGA wurde von der German Facility Management Association (GEFMA) zertifiziert, was die herausragende Qualität bestätigt. Die Richtlinie GEFMA 444 für CAFM umfasst neben dem Flächen- und Instandhaltungsmanagement 14 weitere wichtige Module – vom Inventarmanagement über die Raum- und Asset-Reservierung bis zum Energiecontrolling, Budget- und Workplace Management. Mehr Leistung, Funktionalität, Sicherheit und Automatisierung bietet keine andere Facility Management-Software!

CAFM-System TRIRIGA: die Top-Funktionalitäten

Überwachung der Gebäude- und Arbeitsplatzbelegung

Erfassen und analysieren Sie Daten, um strategische Entscheidungen zur Flächenbelegung zu treffen und sie so anzupassen, dass sich die optimale Raumaufteilung ergibt, um beispielsweise die gewünschten Abstandsregeln einzuhalten.

Kostensenkung und Verringerung finanzieller Risiken

Verwalten Sie alle Bereiche Ihres Immobilienportfolios über eine zentrale Lösung und behandeln Sie Ihre Gebäude wie strategische Vermögenswerte.

Optimierung und Konsolidierung von Mietverträgen

Verbessern Sie das Management Ihrer Mietverträge, um die Flächen auf den Bedarf abzustimmen, Kosten zu senken und die finanziellen Auswirkungen zu analysieren.

Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Sorgen Sie für eine Arbeitsumgebung, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert und dafür sorgt, dass sie sicher, vernetzt und produktiv arbeiten können.

Vorhersagen zum Wartungsbedarf

Verwenden Sie vorbeugende und bedingungsbasierte Wartungs-Tools, um die Effizienz zu verbessern und die Betriebskosten zu senken.

Management von Investitionsprojekten

Verbessern Sie die Projektzykluszeiten, vermeiden Sie Budgetüberschreitungen, räumen Sie Ressourcenengpässe aus und analysieren Sie die Projektrisiken, um bessere Entscheidungen treffen zu können.